גיבוש תקציב הארגון הוא מרכיב חיוני בתכנון פיננסי, במילים אחרות, תהליך קביעת הפעולות הקשורות ליצירה ושימוש במשאבים פיננסיים בעתיד. תכניות פיננסיות מסוגלות להבטיח את היחס בין הוצאות והכנסות המבוססות על החיבור בין אינדיקטורים המצביעים על התפתחות המבנה עם משאביו הכספיים.
המושג ומהות הקטגוריה
מלכתחילה, מומלץ לשקול את הרעיון ומהות התקציב הארגוני. יש להבין את התקציב כתכנית פיננסית, מסמך שניתן לבטא ביחידות כספיות וטבעיות. זהו סוג של כלי לניהול הוצאות, הכנסות ונזילות של החברה.
תקציב המיזם אינו אלא תוכנית מסוג כמותי במונחים כספיים, שהכנתה ואימוצה מתבצעים לפני תחילת תקופה מסוימת. ככלל, זה מראה את כמות ההכנסה,מתוכנן להשגה והעלויות שייגרמו במהלך התקופה. תקציב המיזם הוא קטגוריה הכוללת בין היתר את ההון שצריך לגייס כדי להשיג את היעדים האסטרטגיים של המבנה.
פונקציונלי
הפונקציות של תקציב הארגון כוללות את הפריטים הבאים:
- תכנון פעולות המבטיחות השגת יעדי החברה. ראוי לציין כי בתהליך הפיתוח שלו, נקבעות החלטות תכנוניות מרכזיות.
- תיאום כל סוגי הפעילויות של השירותים ומחלקות המבנה. בתהליך התקצוב מתואמים סוגי פעילויות פרטניים כך שכל מחלקות ומחלקות החברה פועלות בצורה מתואמת תוך חתירה להשגת יעדים אסטרטגיים. יודגש כי התקציב המאושר של המיזם מהווה כלי חשוב לקישור מגבלות קיימות ומידע כמותי.
- שליטה בפעילות השוטפת של החברה. תקציב מתוכנן בקפידה הוא סטנדרט מסוים שלעומו נהוג להשוות את התוצאות שהושגו בפועל.
- גירוי ניהול מרכזי אחריות מבחינת השגת יעדים. כל מנהל צריך לדעת למה הממונים עליו מצפים ממרכז האחריות שלו.
יעדי תקציב
תקצוב חברה הוא חלק בלתי נפרד מאחת מתפקידי הניהול. זה קשור לתכנון. זו הסיבה שתקציב קיים בכל יעילמערכת ניהול חברה. זה הכרחי על מנת לציין את מטרות התכנון.
המשימות של תקצוב תוכנית פרטית כוללות את הדברים הבאים:
- תמיכה במידע בתהליכי ייצור ומכירות עם האלמנטים הדרושים.
- מניעת תנועת ההתחייבויות והנכסים של החברה מעבר למשימות וליעדים המתוכננים, בפרט, הסטת כספים ממחזור מעבר לנורמה.
- אל תבזבז כסף.
- הנעת עובדים.
- תיאום ובקרה של עבודה הקשורה ליישום תוכניות.
שלבי ארגון התקציב
תקצוב החברה מתבצע במספר שלבים. כאן מומלץ לשים לב לשלבים הבאים של ארגון התקצוב:
- עיצוב ואישור שלאחר מכן של המבנה הפיננסי של חברה או מיזם. יצוין כי היווצרותו הכרחית לצורך האצלת סמכויות לגבי פיתוח תקציבים ספציפיים למנהלי מרכזי אחריות.
- יצירת מבנה התקציב הארגוני. במקרה זה, מיושמת מבנה על מנת להבטיח את הסמכויות והסעיפים בנושא תקצוב למנהלים האחראים של מרכזי אחריות מתפקדים. כאן מעובדים בפירוט הקשרים הקיימים בין מרכיבי התקציב הכללי. על סמך תוצאותיה יוצאת תקנה על מבנה התקציב וכן תקנות על תקציבים פרטיים.
- אישור המדיניות התקציבית של המיזם (נשקול קטגוריה זו ביתר פירוט בהפרק הבא).
- יצירת תקנות תקציב. יצוין כי תקנות הנוהל כוללות את זיהוי פרק הזמן (המכונה אחרת אופק) של התקצוב; נהלים הקשורים לתכנון וגיבוש הכנסות והוצאות של תקציב המיזם; פורמטים של תקציב, תוכנית פעולה.
מדיניות פיסקלית
כדאי לציין שמדיניות התקציב של החברה, אם לשפוט לפי הטופס, דומה לחשבונאות. זה משקף את הנקודות הבאות:
- שיטות הערכה, כמו גם עקרונות ליצירת העלות המתוכננת של מוצר או שירות.
- שיטות להערכת שווי והשתקפות של נכס לאחר מכן.
- מתודולוגיה להצגת חשבונות לתשלום וחייבים;
- עקרונות הקשורים לתכנון הכנסות ממוצר.
מערכת התקציב והמבנה שלה. תקציב תפעול
לכן, על בסיס התהליכים העסקיים לעיל של החברה, נבנית מה שנקרא מערכת התקציבים הפונקציונליים. במצטבר, זהו תקציב המיזם, הנקרא תקציב כללי. הוא מורכב משני סוגים של תקציבים: פיננסי ותפעולי.
האחרונה מניחה שהפעילות הכלכלית של החברה באה לידי ביטוי בעיקר באמצעות מערכת של אינדיקטורים טכניים וכלכליים מיוחדים של תקציב המיזם, המאפיינים היבטים ושלבי ייצור ועבודה כלכלית מסוימים.
חשוב לציין שהמטרה הסופית של תקציב כזה היא גיבוש תוכנית אב, באשר לוקח בחשבון הן רווחים והן הפסדים של הפירמה. הוא פותח תוך שימוש בתקציבי ייצור, מכירות, רכש, ייצור כללי, עבודה, מכירה ותקציבים אדמיניסטרטיביים.
תכנון פיננסי
המרכיב החשוב ביותר בתקציב הכללי של החברה הוא התקציב הפיננסי. בנוסח הכללי, רצוי לראות זאת כאיזון הוצאות והכנסות של הארגון. במקרה זה, האומדנים הכמותיים של ההוצאות וההכנסות של תקציב המיזם, המוצגים בתקציב התפעול, ממילא הופכים לכסף. מטרתו העיקרית נחשבת לשיקוף משוער של מקורות קבלת הכספים, כמו גם הנחיות היישום שלהם.
לכן, באמצעות סוג זה של תקציב ארגוני, ניתן לקבל את המידע הבא: עלות מכירות, סך הרווח ונפח המכירות, אחוז ההוצאות וההכנסות, תקופת ההחזר של ההשקעות, סך ההשקעה, וכן השימוש בכספים נלווים וכספים עצמיים. התקציב הכספי הוא תכנית שבה תוכלו להכיר את מקורות הכספים המוצעים וכיוונים לשימוש בהם.
הוא כולל תקציב הוצאות הון, דוח רווח והפסד פרופורמה, תקציב מזומן של החברה ודוח פרופורמה של מצב פיננסי ומאזן.
המטרה העיקרית של התכנון הפיננסי היא מתן מלא של תהליך השעתוק עם משאבים כספיים התואמים הן מבחינתנפח כמו גם מבנה. בתהליך השגתו מודגשות המשימות המרכזיות הבאות של תכנון פיננסי:
- גיבוש מערכת של תוכניות פיננסיות עם הקצאת חובה של תוכניות אסטרטגיות, תפעוליות ומנהליות ביניהן.
- זיהוי היקף התכנון.
- חישוב המשאבים הכספיים הדרושים.
- תחזית של הכנסות והוצאות של תקציב הארגון.
- חישוב היקפים, וכן מבנה המימון החיצוני והפנימי, קביעת רזרבות וזיהוי היקפי מימון נוספים.
תקציבים ארגוניים לדוגמא
תהליך הקומפילציה של ה-BDDS וה-BDR עשוי להיראות כמו זה שלמטה. רצוי לבנות תקצוב במיזם או בחברה תוך שימוש בדוגמה של מבנה ייצור. ראשית, שקול את תקציב תזרים המזומנים:
להלן תקציב ההוצאות וההכנסות:
כדאי לציין שפישטנו את הדוגמה המוצגת ככל האפשר. עם זאת, גם ממנו ברור שתקצוב באמצעות טבלאות הוא תהליך מייגע למדי, מכיוון שיש צורך לאסוף את כל התקציבים הפונקציונליים למכלול אחד ולכתוב פקודות מאקרו, נוסחאות כדי להציג נכון את התוצאות הסופיות. אם אתה לוקח חברה אמיתית או מבנה אחזקות, אתה בקושי יכול לתאר לעצמך כמה יותר מסובך תהליך התקציב באקסל.
יש להוסיף שלדוגמה של יישום הטכנולוגיה הנחשבת המבוססת על Excel יש מספר רב של חסרונות:מצב של משתמש יחיד, חוסר גישה לנתונים וכן אפשרות לתיאום תקציבים מסוג פונקציונלי, מורכבות הקונסולידציה וכדומה. לכן, תקצוב באופן המוצג נחשב לא הבחירה האופטימלית ביותר עבור החברה.
תקציב בפלטפורמת 1С
הטכניקה הפופולרית ביותר כיום היא גיבוש תקציבי ארגון באמצעות 1C. אוטומציה של הנהלת חשבונות ותקצוב על בסיס 1C - למשל במערכת "WA: Financier" - הופכת את תהליך התקצוב ליעיל יותר מתקצוב באקסל. ראוי לציין שתת-מערכת התקצוב שצוינה כוללת אפשרות לגיבוש ובקרה שלאחר מכן על תקציבים תפעוליים ופיננסיים.
היתרונות של הפתרון
בפתרון המוצג מיושמים מנגנונים מיוחדים, שבאמצעותם יש למשתמשים הזדמנות להגדיר באופן עצמאי את מבנה התקציבים, את הקשרים הקיימים ביניהם, דרכים להשגת מידע ממשי ונתונים לחישובים. ראוי לציין כי מנגנון האינטראקציה המופעל עם מערכות חשבונאיות מסוג חיצוני כרוך בשימוש בנתונים חיצוניים הן לחישוב אינדיקטורים מתוכננים או יצירת דוחות, והן לצורך שיקוף מידע בפועל על פנקסי תקצוב.
מערכת זו מאפשרת לך לבנות ביעילות תהליכים עסקיים הקשורים לתקציב בכל שלביהם:
- היווצרות מודל התקציב;
- תיאום נוסף של תקציבים, כמו גם תיקונים נוכחיים;
- משקף מידע בפועל בהתאם לפריטי תקציב;
- שליטה קפדנית על ביצוע התקציבים (הן תפעולי והן פיננסי);
- ניתוח עובדות תוכנית של אינדיקטורים באמצעות כלי דיווח מתקדמים;
- לפתח פתרונות הקשורים לניהול עסקים.
סיווג תוכניות
ככלל, חברות יוצרות תוכניות, עדכניות, תפעוליות ואסטרטגיות. יש להבין את האחרון כתוכניות לפיתוח עסקי באופן כללי, כמו גם הרחבת המבנה ארוך הטווח של המיזם. מנקודת מבט פיננסית, תוכניות אסטרטגיות יוצרות פרופורציות חשובות של רפרודוקציה ואינדיקטורים פיננסיים, וגם מאפיינות אסטרטגיות לגבי השקעות והזדמנויות לצבירה, השקעה מחדש. תוכניות כאלה קובעות את היקף ומבנה המשאבים הפיננסיים הדרושים לשמירה על המבנה כיחידה עסקית.
פיתוח התוכניות הנוכחיות מתבצע בשיטה אסטרטגית של פירוטן, במילים אחרות, אם הסוג הראשון של התוכניות נותן רשימה משוערת של משאבים כספיים, כיווני השימוש והנפח שלהם, אז במסגרת מהסוג הנוכחי של תכנון, כל סוג של השקעה קשור הדדית למקורות מימון.
לכן, תוכניות אסטרטגיות הן "מאקרו-מבנה" של משאבים פיננסיים (תחומי השקעה מועדפים, שיטות הלוואות כספים, סיכויים לשינויים במבנה ההון), והתכניות הנוכחיות מתארות את האפקטיביות של אותם מקורותמימון שאינו נכלל. הם מכילים חישוב של עלות ההון ומרכיביו (הלוואות, זיכויים, הון וכדומה), וכן הערכה של פעילויות המפתח של המבנה ודרכים להפקת הכנסה מנקודת מבט פיננסית.
תחת תוכניות אופרטיביות יש לראות בתוכניות טקטיות קצרות טווח הקשורות ישירות להשגת יעדי החברה, למשל, תוכנית ייצור, תוכנית רכש חומר וכדומה. תוכניות תפעוליות הן חלק בלתי נפרד מהתקציב השנתי או הרבעוני הכולל של הארגון.
חלק אחרון
לכן, שקלנו את הרעיון, הזנים, הפונקציונליות והמבנה של תקציב הארגון. בנוסף, הם נתנו דוגמה להיווצרותו באמצעות שני כלים המשמשים כיום.
לסיכום, יש לציין כי תהליך התקצוב בחברה משלב בין פעילויות גיבוש תקציבים פיננסיים, תפעוליים וכלליים וכן ניהול ומעקב אחר יישום מדדי תקציב. התקציב אינו אלא התגלמות כמותית של תכנית מסויימת, המאפיינת את ההוצאות וההכנסות לתקופה מסוימת וכן את ההון שצריך למשוך לשם השגת היעדים שנקבעו בתכנית. נתוני התקציב הם שמתכננים פעולות פיננסיות בתקופות עתידיות, במילים אחרות, התקציב נוצר לפני ביצוע הפעולות המוצעות. זה מכתיב את תפקידה כבסיס להערכה ומעקב אחר יעילות החברה.
הדרישות העיקריות למידע הכלול בתקציב הןהנקודות הבאות: די, בהירות, אי-יתירות ונגישות. ראוי לציין שכל חברה בוחרת צורות ספציפיות של תקצוב באופן עצמאי.
