כשתתחיל לעבוד, תבין במהרה שהיכולת להקפיד על כללי נימוס עסקי תורמת להצלחה מקצועית בכל תחום ומוערכת לא פחות מהתכונות העסקיות. זה יעזור לך להשתלב בקלות בכל צוות ולצבור במהירות אמינות מול עמיתים והנהלה, במיוחד אם אתה מצליח להבין במהירות את ההבדל בין נימוס עסקי לחילוני וללמוד לבחור את קו ההתנהגות הנכון.
נימוס עסקי בסיסי
נימוסים טובים במשרד או במשרד ממשלתי שונים במקצת ממה שנחשב הגון (הרגיל) בחוץ.
- אם המנהיג הוא גבר, נשים לא צריכות לצפות ממנו לקום כשהן נכנסות למשרד. למרות שיש גברים מגודלים בין הבוסים שההרגל הזה מובא לרמה של רפלקס ושתמיד קמים כשגברת נכנסת לחדר, זה חריג. ושיהיה נחמד, אבל בכל זאת נימה חילונית בעבודה אינה מתאימה. במשרד,בסוכנות ממשלתית, הבוס הגבר נכנס ראשון בדלת, וכשאתה בנסיעת עסקים, הוא נכנס ראשון למכונית.
- המילים "תודה" ו"בבקשה" במסגרת עבודה רצויות אפילו יותר מאשר ב"חיים חברתיים". תודה לעמיתיך על כל שירות, אפילו הכי לא משמעותי, ואל תשכח את "מילת הקסם" כשאתה מגיש בקשה או פשוט מעביר הזמנה מהממונים עליך לאחד העובדים.
- תמיד חייך כשאתה מברך עמיתים והחזיר אותם בחיוך.
- דבר עם אנשים בנימה רגועה וידידותית והראה להם סימני תשומת לב, ללא קשר למינם.
- אם לגבר שהולך לפניך לדלת יש הרבה מסמכים, עקף אותו כדי לפתוח את הדלת ותן לו לעבור. העזרה במשרד צריכה תמיד להיות מי שהיא נוחה ונוחה יותר, אולם ביחסים הרשמיים יש היררכיה ברורה שעליכם להרגיש ולשמור עליה. זה לא אומר שאתה צריך להתבייש מול הממונים עליך או להראות תשומת לב מוגברת לכל מילה, לא, אבל אתה צריך לתת לו או לה את הכבוד הראוי.
כללי הנימוס העסקיים המקובלים יכולים להיות שונים באופן משמעותי לא רק בתעשיות שונות, אלא גם בחברות בודדות. עם זאת, ישנם כללים שחייבים לפעול גם על ידי עובדי משרד וגם עובדי ממשלה. ביניהם שמירה על דייקנות, עמידה בתדמית החברה בלבוש, יכולת שמירת סודות ויכולת להשאיר בעיות אישיות מחוץ לעבודה. בואו נדבר על כל אחד מהכללים האלה ביתר פירוט.
הצורך לעשות הכל בזמן
כללי הנימוס העסקיים במשרד, סוכנות ממשלתית מחייבים אותך תמיד להגיע לעבודה בזמן, להשלים את כל המשימות בזמן. איחורים, עיכובים בעבודה שיש להגיש בדיוק בזמן המובטח אינם מקובלים.
לעולם אל תפספס פגישה עסקית, הגיע אליהם מוקדם כדי לא לסכן את המוניטין של החברה, לא רק שלך. אם אתה צריך לאחר, התריע על כך מראש, הרשויות צריכות להיות מודעות היכן אתה נמצא. זכור שהקפדה על דיוק, דייקנות בכל עניין הם כללי נימוס עסקיים הכרחיים עבור עובד מדינה ועובד משרד, כמו גם ביטוי של כבוד לזולת, טבעי לכל אדם משכיל.
איך להתלבש כראוי עבור המשרד או השירות הממשלתי
יש להקפיד על קוד לבוש עסקי רגיל.
- הופעתו של עובד צריכה להיות עקבית עם תדמית החברה, ליצור רושם נעים, וכשאתה עובד בסוכנות ממשלתית, זה אפילו יותר חשוב.
- נשים נדרשות ללבוש חצאיות ושמלות שאינן ארוכות מהברך, חליפות מכנסיים מחויטות מותרות. זה לא מקובל ללבוש בגדים בצבעים עזים וצעקניים עם פאייטים, אבני חן ובגדים צמודים לעבודה במשרד.
- גברים צריכים להקפיד על לבוש עסקי, ללבוש חליפות, מכנסיים, חולצות עם או בלי עניבה. עדיף להוציא ג'ינס וסוודרים מארון העבודה.
- אתה יכול ללבוש לעבודהתכשיטים צנועים התואמים את התלבושת, כמו גם פרטים נוספים של התחפושת.
מדיניות פרטיות
אתה חייב להיות מסוגל לשמור על סודות החברה, כל עסקה, מבלי להרחיב את הנושא הזה לא עם עמיתים או עם יקיריכם. אין לקרוא מכתבים המיועדים לאנשים אחרים, להעביר את כל ההודעות באופן אישי, ללא מתווכים ואנשים בלתי מורשים. במידה ואתם צריכים לשלוח פקס, התקשרו מראש לנמען כדי שהוא יהיה בקרבת מקום ויוכל לקבל באופן אישי את המסמך או המכתב. אל תערבבו את חייכם האישיים עם העבודה, אל תדברו על בעיות בחיים, אל תחפשו נחמה או תבקשו עזרה מעמיתים. במשרד חשוב לשמור על קור רוח ומצב רוח טוב, ללא קשר למצב הרוח הרע. יש להקפיד על כללי נימוס עסקי אלה עבור פקיד ממשלתי ועובד משרד.
אתה והבוס שלך
כללי הנימוס העסקיים לכפופים מרמזים על פנייה מרוחקת ולא מוכרת למנהל. גם אם הבוס (הבוס) הוא ילדה או גבר צעיר רק קצת יותר מבוגר ממך, כדאי לומר "אתה". אם אתה במשרד המנהל, ונכנס שותף עסקי או בוס אחר, בין אם אתה נשאר ובין אם עוזב, הוא חייב להחליט אם הוא מבקש ממך לעזוב, אין סיבה להרגיש זלזול. אם הבוס שלך אי פעם מעליב אותך בפני זרים, אל תגיב בעין. אם אתם מוטרדים, אל תקפצו מהמשרד, נסו לצאת ברוגע ולמצוא מקום מבודד בו תוכלו להירגע. לֹאשוחח על מה שקרה עם עמיתים. אתה יכול לעשות סדר עם המנהל בשעות לא שעות, להקשיב ברוגע לרצונותיו ולהביע את תלונותיך. ככל שהבוס גבוה יותר, תפקידך קשה יותר, ובמצבים מסוימים חשוב לזכור את כללי הנימוס העסקיים. אם צריך ללוות אדם מכובד במיוחד במסדרון של מוסד, צריך לפתוח את הדלתות כדי להכניס את האורח החשוב, ואז לעבור לידו, בפיגור רק רבע צעד. אם המסדרון מתפצל, תצטרך לציין את הכיוון במחווה חיננית. אם המסדרון מתפתל, אתה יכול לומר "תן לי ללכת איתך" ואז להמשיך באומץ.
כמה מילים על נימוסים רעים
ישנם נורמות וכללי נימוס עסקיים שהם חד משמעיים עבור כל העובדים: אל תקראו מכתבים של אחרים, דברו באיפוק ובנימוס, היו ידידותיים עם עמיתים ושמרו על מרחק מהממונים. אבל לפעמים בעבודה יוצאים מהכללים הללו, למשל כשצריך למצוא מסמך בשולחנו של עובד אחר שלא נמצא שם. התנהגות כללית בשירות ובמשרד צריכה להיות מכובדת, עם נימוסים ללא דופי. אתה כל הזמן צריך לפקח על ההתנהגות שלך, איך אתה הולך, מתקשר, יושב. זכור שזה מגונה לגעת באף, באוזניים, בשיער או בחלקים אחרים של הגוף בפומבי.
מה אסור לעשות לעולם במקום העבודה:
- לעסו, בחרו שיניים.
- כרסם עטים, עפרונות, ניירות או ציפורניים.
- איפור נכון, מניקור, צבע שפתיים במקום העבודה - אלה הכללים הבסיסייםנימוס עסקי למזכירה.
- פיהוק בלי לכסות את הפה.
- שים את הרגליים על השולחן, שילבו את הרגליים
נדרש מדי יום:
- שמור על בגדים נקיים, שיער, גוף, השתמש בדאודורנט, אבל לא בושם.
- סחוב מטפחת מסודרת.
- תשמור על בריאות השיניים שלך.
כללים ומשאלות אלו הם נורמות נימוס הכרחיות, הם מאפשרים לך להפוך לא רק לעובד טוב ויקר, אלא גם לאדם נעים שאתה רוצה להתמודד איתו. המראה החיצוני הוא הדרך הטובה ביותר להפגין כבוד לאנשים אחרים.
כללי נימוסים טובים בהתנהלות מול עמיתים
כשאתה מתחיל לעבוד במשרד ולהכיר את הקולגות שלך, אתה מתחיל לבנות מערכות יחסים שיקבעו את האקלים בצוות ואת התוצאות של עבודה משותפת. איך להתנהג כדי לזכות בהם? היה ידידותי עם כולם, אבל אל תנסה להתקרב לאדם אחד מיד, תן לעצמך קצת זמן להכיר אנשים טוב יותר. אתם מוזמנים לשאול עובדים על התפקיד, אך אל תנהלו איתם שיחות אישיות בהתחלה. אל תדאג אם לא הצלחת להצטרף לצוות מהיום הראשון, אין בזה שום דבר רע. הודו תמיד לעמיתים על עזרתם וזכרו לא לחרוג מכללי נימוסי התקשורת העסקית.
לדוגמה:
- אל תעצבן את הקולגות שלך בשיחות שלך ואל תתערב בשיחות של אנשים אחרים;
- אל תרכל ואל תקשיב לרכילות, אל תאזין לרכילויות של אחריםשיחות טלפון;
- אל תדון בבעיות בריאות ותפקוד גוף עם עמיתים;
- אל תנסה להביע או לכפות את דעתך האישית בכל הזדמנות;
- אל תנזוף באף אחד בנוכחות זרים, גם אם אתה צודק שלוש פעמים, איבד בפתאומיות את העשתונות - מיד התנצל;
- אל תעמיד פנים שאתה עסוק יותר מאחרים, לפעמים אתה יכול לבקש בנימוס מהקולגות שלך לא להרעיש, אבל לעשות זאת בנימוס ובלי להתקשר;
- אל תהיו אנוכיים, בלהט הרשמי שלכם, השתדלו לא לפגוע בעמיתים שלכם כדי לזכות ליתרון כלשהו או טובה בקארי אצל הממונים עליכם.
והכלל העיקרי של נימוס עסקי, הן לעובד במשרד והן לעובד ממשלתי, הוא: "עליכם להיות מנומסים, טקטיים, אדיבים וסובלניים בהתנהלות מול עמיתים והנהלה, אף פעם לא מדברים על הרגשות שלכם."
נימוס טלפוני למזכירה
רושם ראשוני של חברה נעשה לעתים קרובות בטלפון, וקשה להיפטר ממנו רושם ראשוני רע. לעתים קרובות מאוד, כאשר מתקשרים לחברה לעסקים, ניתן להיתקל בתשובה שאין לה שום קשר לנימוס עסקי או לכללי נימוס פשוטים. חלק מהעובדים עונים לטלפון המשרדי כאילו הם עושים טובה, אחרים אינם רואים צורך לציין את שם החברה או המחלקה. וכולם יודעים כמה נעים לדבר אחר כך בטלפון עם אנשים מנומסים שעונים במהירות, בחביבות ומביעים את נכונותם לעזור.
שיחות טלפון נענות בדרך כלל על ידי המזכיר, אבל לא רק הוא, אלא כל העובדים צריכים לדעת את הכללים הבסיסיים של נימוסי תקשורת עסקית, שחשוב להקפיד עליהם בעת תקשורת בטלפון.
- אל תגרמו לאנשים לחכות לתשובה, הרם טלפון מיד ותענה. אם אינך יכול לדבר, בקש להתקשר בחזרה, אל תגרום למתקשר לחכות. וחיבור מוזיקה לקו כדי למלא פער נחשב לנימוסים גרועים.
- מיד לאחר שתרים את הטלפון, אמור שלום, תן שם לחברה שלך והצג את עצמך. אם אתה עובד במוסד גדול, אתה צריך לתת שם למחלקה ספציפית כדי לעזור למתקשר למצוא את דרכו.
- כאשר הטלפון מתבקש למישהו אחר, קבל הודעה עבורו או הצע להתקשר בחזרה מאוחר יותר.
- במהלך שיחה, שמור על עצמך בשליטה והתנהג נכון גם עם הלקוחות האיטיים ביותר. אם האדם על הקצה, עזור לו להירגע, אבל בתגובה לעלבון, פשוט נתקו.
- צפה בנאום שלך ובחר את המילים שלך, זכור שהז'רגון בתקשורת עסקית אינו הולם לחלוטין. לעולם אל תגיד "כן" או "בסדר", רק "כן", "בסדר" או "כמובן".
- החזק את הטלפון בידיים שלך, לא בין הכתף לסנטר, דבר ברור וישיר לתוך המיקרופון, לא מעבר. ולעולם אל תדבר בפה מלא.
- כשאתה מתקשר, אמור שלום ומיד זהה את עצמך ואת החברה שאתה מייצג. היה מנומס, קצר וענייני.
נימוס עסקי בהתנהלות מול מבקרים
עובדי ממשלה ועובדי משרדעובדים מקבלים לעתים קרובות לקוחות במשרדם. נימוסים טובים מאוד חשובים כאן, אנשים אוהבים להתמודד עם מישהו שמראה להם כבוד. יש להקפיד על כללי הנימוס לתקשורת והתנהגות עסקית בכל דבר: הן במפגש עם המבקר בדלת, בעזרה לו להתפשט והן בחוסר המתנה. אם בכל זאת תצטרכו לחכות, הקפידו להתנצל, גם אם האשמה בעיכוב זה אינה שלכם, הציעו לו תה או קפה. ברכו אנשים בחיוך ידידותי, נסו ליצור קשרים לא רשמיים, אך לעולם אל תדברו על שום דבר. בשיחה, שמור על מרחק, אך היה נכון, מנומס וסבלני. ליווי מבקרים לדלת המשרד כאילו היו האורחים שלך.
טון טוב במכתבים עסקיים
כללי נימוס התכתבות עסקית משפיעים הן על המראה והן על התוכן, על תוכן המכתב עצמו. לפני הכתיבה, עליכם לגבש תכנית שתעזור לכם להבהיר בצורה תמציתית וברורה את מהות העניין. יחד עם זאת, חשוב לקחת בחשבון מספר כללים מחייבים לניהול התכתבות עסקית.
- המכתב חייב להיות כתוב נכון מבחינת סגנון, איות וסימני פיסוק.
- הודעות רשמיות מודפסות בדרך כלל, זה סימן של כבוד לנמען.
- לפי כללי הנימוס, אף אחד מהמכתבים, למעט תודה, לא צריך להישאר ללא מענה.
- המכתב חייב להיות מעוצב בצורה מסודרת, נהוג לכתוב מכתבים עסקיים רק על נייר A-4 לבן.
- תארכו תמיד את המכתבים שלכם בפינה השמאלית התחתונה והשאירו חתימה אישית, שם משפחה וראשי תיבות.
- בעת פנייה נהוג להשתמש במילה "יקירי(ים)", וכשמשתמשים בכינוי האישי "אתה" באותיות גדולות.
לסיכום
שלמות מושגת באמצעות חריצות וחזרה. שאפו למצוינות בכל דבר, הכריזו על כללי הנימוס העסקיים - באופן ההחזקה, באופן הדיבור והתנועה, אך אל תעצרו רק בביטוי החיצוני של נימוסים טובים, תקנו את חסרונות האופי שלכם, היו קשובים. לעמיתים, למד סיבולת וסבלנות, התייחס לעצמך והתייחס לאנשים אחרים בכבוד שווה. אם תעבוד בחריצות, בקרוב תבחין בתוצאות שישנו את חייך.
