פרוטוקול הפגישה הוא מסמך המשקף את כל ההחלטות החשובות של האירוע הזה. ניסוח שגוי שלו, הן במשמעות והן בביצוע, עלול לגרום להתנגדות מצד המשתתפים בפגישה. בנוסף, קיימת סכנה פוטנציאלית של קבלת החלטות ניהוליות שגויות אם הפרוטוקולים של ישיבת ההפקה מכילים מידע מעוות. סט של המלצות פשוטות יעזור לך לסדר את זה נכון.
הטקסט של מסמך זה מכיל בדרך כלל שני חלקים: מבוא וראשי. פרוטוקול הישיבה (חציו הראשון) כולל תיאור של הפרמטרים העיקריים של האירוע: עמדות, שם מלא. חברים, יו ר ומזכיר. כאשר לאחד מהנוכחים יש מעמד מיוחד (מוזמן, מומחה, משקיף וכו'), הדבר מצוין גם במסמך. אם בפגישה השתתפו אנשים רבים, פרוטוקול הפגישה עשוי להכיל נתונים אודותיהםגיליון נפרד, שהוא נספח בלתי נפרד של המסמך. פרק המבוא מסתיים בסדר היום, המכיל רשימה של נושאים הנבדקים. רצוי לסדר אותם לפי סדר חשיבות, אך ייתכנו גורמים נוספים המשפיעים על המקום ברשימת השאלות. לדוגמה, מבנה סדר היום עשוי להיות תלוי ביחס ההגיוני של חלק מהנושאים שלו או העסקת האנשים המשתתפים באירוע. המסמך עצמו מנוסח על נייר המכתבים של הארגון (החטיבה שלו), יש לציין מתי התקיימה הפגישה.
פרוטוקול הפגישה בחלק הראשי חייב להתאים לחלק המבוא. בפרט, סעיפיה צריכים להיות באותו סדר כמו בסדר היום. האלגוריתם לבניית טקסט שמתעד מידע על כל סעיף בסדר היום הוא כדלקמן: "הקשיב", "דיבר", "החליט". הכלל העיקרי בעת כתיבת חלק זה של הפרוטוקול הוא שלא יהפוך לסוג של תמלול.
במיוחד, פסקת המשנה "האזינו" מתארת מי היה הנואם המרכזי בנושא, מה הוא הציע בסוף נאומו. לדברי הדוברים, מצוין גם מי אמר את מה שהציע. ההחלטה קובעת את עמדתם הסופית של רוב משתתפי הפגישה. אם הוא אומץ בהצבעה, אז מצוין כמה אנשים היו בעד, כמה היו נגד, וכן מספר הנמנעים. בהתאם לחשיבות הנושאים הנידונים, השם המלא עשוי להיות רשום. אנשים שתפסו עמדה כזו או אחרת.
פרוטוקול הישיבה נערך ע"י המזכיר, המסמך עצמו חתום ע"י המוציא לפועל ויו"ר הישיבה. מקור המידע לחיבורו הם טיוטות בכתב יד, הקלטות שנעשו באמצעות מקליט קול, תמלול. אם פתרון נושאים שזוהו במהלך הישיבה מצריך סמכות של פקיד בכיר שלא השתתף באסיפה, ניתן בנוסף לכך אישור החלטות של ראש זה. פרוטוקול חתום ורשום יכול להישלח כמסמך בודד או כתמצית לפקידים שמכוסים רק בחלק מהשאלות.
