הפעילות של כל מיזם דורשת בקרה קפדנית על מנת למנוע טעויות והשלכותיהן השליליות, כמו גם לזהות פשעים כלכליים ואנשים הקשורים אליהם. לצורך כך מתבצעות בדיקות מיוחדות - ביקורת חובה ויוזמה. הכרת המהות של מושגים אלה, מה ההבדלים ביניהם ומהם בפועל, תהיה שימושית לא רק לכלכלנים, רואי חשבון ואנשי כספים, אלא גם למשכילים מודרניים.
קונספט ומהות
המילה "ביקורת" משמשת להתייחסות לביקורת של הפעילות הכלכלית, הכלכלית והפיננסית של מיזם על ידי מומחים בלתי תלויים שקיבלו הכשרה מיוחדת ומוסמכים באופן הקבוע בחוק החל, וכן סטנדרטים מדינתיים (פדרליים) או בינלאומיים. ישנם מספר סוגים של בחינה כזו, כאשר הנפוצים שבהם הם שניים - חובה ויוזמה. בְּדִיקָה,שמתבצעת כדי לעמוד בדרישות החוק, נקרא חובה. לדוגמה, ביקורות כאלה צריכות להתבצע על ידי חברות מניות, משתתפים מקצועיים בשוק הפיננסי או המניות, חברות ביטוח, בנקים וכו'. תוצאות ביקורת זו נשלחות לגופים ממלכתיים המפקחים על פעילותן של חברות כאלה. דברים שונים לחלוטין עם ביקורת יוזמה. מעצם שמה עולה כי בדיקה כזו אינה חובה, אלא מתבצעת אך ורק לבקשת או לצורך פנימי של המיזם. התוצאות של ביקורת זו אינן נשלחות לשום מקום, אלא משמשות את הבעלים או המנהלים כדי ללמוד ולקבל החלטות מתאימות.
יוזמי האירוע
ניתן לקבל את ההחלטה לערוך בדיקה אופציונלית:
- עבור חברה משותפת - על ידי בעלי מניות, דירקטוריון מפקח או ועדת ביקורת (גופים אלה הם חובה עבור צורה ארגונית ומשפטית כזו של ישות משפטית), וכן גוף ביצועי (דירקטוריון, לוחות וכו').
- לחברה בע"מ, חברה באחריות נוספת, שותפות מוגבלת, מפעל פרטי וכדומה - ע"י הבעלים, הדירקטוריון המפקח או ועדת הביקורת (אם בחירתם או מינויהם נקבעים במסמכים פנימיים). בנוסף, ההחלטה יכולה להתקבל גם על ידי הגוף המבצע (דירקטור, מנהל, נשיא החברה בהתאם לאמנת החוקפנים).
- לפרט - יזם - ע"י היזם עצמו.
תנאים ותכונות
ביקורת יוזמה מבוצעת בדרך כלל באופן פתאומי, כלומר ללא אזהרה לגורמים המעוניינים (רואה חשבון ראשי, מנהל כספים וכו') על מנת למנוע החלפת מסמכים או שינויים במידע. בדיקה כזו אינה נמשכת זמן רב, מבלי להפריע לפעילותו התקינה של המפעל, למעט הצורך בביצוע מלאי.
ביקורת יוזמה לא רצויה להפקיד בידי אותה חברה או חברה המייעצים למיזם במהלך פעילותו. זה יעזור לזהות שגיאות ואי דיוקים שהתרחשו במהלך הפעילות והחמיצו על ידי רואה החשבון קודם לכן בטעות או בכוונה, שכן קנוניה בין רואה החשבון למשרד הביקורת היא נדירה, אך עדיין מתרחשת.
נושא לימוד
מאחר שביקורת יוזמה מתבצעת אך ורק לפי רצונו, הלקוח עצמו קובע את מושאי הלימוד. אלה עשויים לכלול:
- חשבונאות נכונה וחשבונאות מס (הכנה וחשבונאות של מסמכים ראשיים, תרשים חשבונות ורישומים, חישוב מיסים ועמלות וכו').
- עמידה בתנאי ההסכמים והחוזים בתנאי השוק.
- הכנה והגשה נכונה של דוחות פיננסיים ואחרים לשירות הפיסקאלי ולסוכנויות ממשלתיות אחרות השולטות בפעילות המיזם.
- ביצועים פיננסיים וכלכליים של החברה (נזילות, עצמאות פיננסית,התנגדות לתנודות שוק וכו').
- ממשל תאגידי (עמידה בדרישות החוק להליך כינוס וקיום אסיפות של בעלי מניות או מייסדים, לקבלת החלטות וכו').
- מלאי של מניות ומוצרים מוגמרים, כסף ונכסים אחרים, כמו גם רכוש קבוע.
- בדיקת התמחור נכונה.
מתי צריך לעשות זאת?
ביקורת יוזמת של מיזם היא עבודתם של מומחים בשכר גבוה, כך שארגונים אינם מבצעים אותה על בסיס קבוע, אלא רק כאשר יש צורך בכך. ייתכן שיהיה צורך בהמחאה כזו, למשל, במקרים הבאים:
- לפני הבדיקה המתוכננת של הרשויות הפיסקאליות (שירות המס).
- כדי לקבוע את שווי החברה מתוך כוונה למכור אותה.
- כאשר מתכננים למשוך השקעות, כמו גם קבלת הלוואה גדולה או אשראי.
- לקבלת החלטות עסקיות חשובות הקשורות למצב הפיננסי והכלכלי של הארגון.
- אם יש חשדות לגבי פעילותו של החשב הראשי או הדירקטור, וכן מתוך כוונה לשנות את המחזיקים בתפקידים אלה.
תוצאות אימות
ביצוע ביקורת יוזמה מקנה לבעלים ולמנהלי המיזם אפשרות לשלוט בעבודתם של רואי חשבון, כלכלנים ואנשי כספים, כמו גם להעריך את ביצועי החברה כולה. בנוסף, מומחים ייעצוכדי לבטל שגיאות ואי דיוקים, כמו גם להנחות כיצד להימנע מכך בעתיד. בהתבסס על תוצאות הביקורת, המבקר יכול לסייע גם בקבלת החלטות נכונות הן על עסקאות מרכזיות של המיזם עצמו והן על כוונות הבעלים למכור אותו, להתמזג או להשתלט.
דוח מבקר
ביקורת יוזמה מסתיימת בהעברת דו"ח מלא ללקוח, הנקרא "חוות דעת המבקר". מסמך זה חייב להכיל:
- תיאור אובייקט ההמחאה. לדוגמה, דוחות כספיים שנתיים, נכונות הרישומים החשבונאיים, דיוק החשבונאות של מלאי ומוצרים מוגמרים וכו'.
- תקופת הביקורת, כמו גם מרווח הזמן המכוסה.
- מסמכי רגולציה ששימשו בעבודת המבקר.
- חישוב של סיכויים.
- מסקנות והמלצות.
- מידע מלא על המבקר, נתוני רישום המדינה והסמכה שלו.
המסקנה חייבת להיות תפורה, חתומה וחתומה. המבקר אחראי לתוצאות הביקורת ולמסקנות, ולכן ניתן להשתמש במסמך זה בבית המשפט במידת הצורך, אך רק אם הלקוח והמבקר אינם צדדים קשורים.
להיות או לא להיות?
אם האמון ברואה החשבון הוא 100%, ואין מחזורים גדולים, כוונות מכירה או עסקאות גדולות, אז כמה חברה קטנה צריכה ביקורת יוזמה? המטרה והערך של כאלהבודקת שהיא מבוצעת על ידי מומחים ברמה גבוהה, שעסקים קטנים לא יכולים להרשות לעצמם להחזיק באופן קבוע. לאחרונה, הקנסות של שירותים פיסקאליים וגופי פיקוח ורגולטורים אחרים גדלים באופן משמעותי, ואף אחד אינו חסין מפני טעויות בחשבונאות או בחשבונאות מס. זו הסיבה שגם חברות קטנות צריכות לערוך ביקורת יוזמה לפחות פעם בשנה.
