האם הפרוטוקול הוא מסמך רשמי?

2024 מְחַבֵּר: Henry Conors | [email protected]. שונה לאחרונה: 2024-02-12 07:18

המילה פרוטוקול נמצאת על השפתיים של כולם. עובדי המשרד שומעים אותו בקביעות במהלך פגישות, שוטרים משתמשים בו בפעילותם המקצועית וראשי מדינות ודיפלומטים נאלצים לדבוק בכללים המוכתבים על ידו. מהו פרוטוקול? נגלה להלן.

משמעות הפרוטוקול

כמו מונחים רבים אחרים, למילה זו יש מספר משמעויות. הכל תלוי בתחום הפעילות בו מיושם הקונספט הרצוי. אז בואו נסתכל על המצבים הנפוצים ביותר שבהם נהוג לדבר על הפרוטוקול.

בכל הנוגע לסביבה העסקית, הפרוטוקול הוא מסמך המתאר את האירוע המתרחש (פגישה, פגישה, דירקטוריון וכו').

כבר הזכרנו לעיל על המשטרה, שגם היא עורכת לעתים קרובות מסמך דומה. במקרה זה, ביסוס עובדת פשע או עבירה משתמע.

במתכונת הבינלאומית, הפרוטוקול הוא מערכת של כללים שיש לפעול לפיהם במהלך פגישות רשמיות בין פקידי ממשל, כמו גם אישים דיפלומטיים. למשל, יש פרוטוקול של ישיבות ראשיםמדינות או ביקור אצל הנשיא.

עם זאת, במאמר זה נתמקד ברעיון של פרוטוקולים עסקיים.

דקות פגישה

פגישות עסקיות הן חלק בלתי נפרד מכל התהליכים בסביבה עסקית. הם יכולים להתקיים באופן רשמי, תוך התחשבות במועד שנקבע ורק במשרד. דייטים עסקיים לא רשמיים הם גם מאוד פופולריים. במקרה השני, אתה יכול לעשות בלי אישור פרוטוקול של השיחה. אם הפגישה רשמית, עליה להיות בכתב בהתאם לכל הכללים.

הפרוטוקול נשמר על ידי המזכיר או אדם אחר בעל סמכות כזו. על מנת לעמוד בקצב השיחה, נסו להבין רשימה גסה של נושאים שיידונו בפגישה. זה יהיה שימושי גם עם מקליט קול כדי לא לפספס את הפרטים, מכיוון שהפרוטוקול הוא תיאור מפורט מאוד של אירוע עסקי.

יש לרשום את שמות הנוכחים והנעדרים. לעצמכם, תוכלו לרשום הערות לגבי מיקומם של כל מי שהגיע לפגישה על מנת לציין את מחברן של מילים מסוימות ללא שגיאות.

בתחילת כל פגישה נקבע סדר בחינת השאלות, הקפידו לרשום זאת מילה במילה.

אם הייתה הצבעה בפגישה, ציין את תוצאותיה (כמה אנשים הצביעו "בעד" וכמה הצביעו "נגד"). במקרה בו היו מספר מצומצם של נוכחים בישיבה, יש לכם אפשרות לסמן גם את שמות ושמות המשפחה של כל מי שהצביע.

אל תתעכבתיוק הפרוטוקול על הבערה האחורית, כי בזמן הזה אתה יכול לשכוח את פרטי הפגישה.

פרוטוקולים של משא ומתן

משא ומתן שונה מפגישה עסקית רגילה בכך שהם דנים בדרך כלל באחד או כמה נושאים שמשחקים תפקיד גדול עבור שני הצדדים. במקרה זה, הפרוטוקול הוא הזדמנות להקליט את כל הניואנסים של השיחה ודרישות הצדדים. הנושא הנדון לא תמיד נפתר מיד לאחר המשא ומתן הראשון, כך שהדירקטורים או עובדים אחרים צריכים זמן ומידע מלא על הפגישה.

פרוטוקול המשא ומתן נערך על פי אותו עיקרון כמו כל מסמך עסקי.

יש צורך לציין את תאריך האירוע המתואר, את מספר המסמך ואת הגרסה המלאה של הכותרת. לאחר מכן מופיעה הקדמה, המציינת בהכרח את רשימת הנוכחים ואת הנושאים העיקריים לדיון.

בחלק העיקרי, המידע בדרך כלל מחולק לשלושה חלקים: "האזינו", "דיבר", "הוחלט". בנוסח המלא של הפרוטוקול מובאות דברי כל הדוברים מילה במילה, במקרים מסוימים יוצאת גם תמצית מהפרוטוקול המשכפלת חלק מסוים ממנו.