בין אם תרצו ובין אם לא, שום פעילות לא אפשרית בלי לבקש סיוע ועזרה. בין אם אתה עובד עבור חברה קטנה או גדולה, אתה חייב ליצור אינטראקציה עם מנהלים ועובדים רבים של ארגונים אחרים, עמיתים או מעסיקים, שותפים ולקוחות שלך. במקביל, אתה מנהל התכתבות עסקית ואישית, לרוב באמצעות דואר אלקטרוני.
כמובן, מכתב בקשה נכתב רק כאשר יש לכך סיבה טובה: יש צורך במידע, מסמכים, סיוע מהותי, כל פעולה. לכן, הטקסט שלה חייב להיות מתאים. עליו להעביר בצורה ברורה את מהות הבעיה והדרכים לפתור אותה, משאלה או דרישה. זה לא מקובל להתיז רגשות במכתבים כאלה, יש לרסן אותם, גם אם האדם הקרוב אליך יקרא את זה, שלא לדבר על התכתבות עסקית. זה מצחיק, אבל רוב הכתבים שלא למדו בזמנם את כללי הנימוס עושים את הטעות הזו וכותבים בטקסטים: “מקומם! אנחנו דורשים! למהדרין! לכן, לעיתים קרובות מכתב בקשה מופרז שכזה אינו מקבל את התגובה הצפויה, אבלפשוט התעלם מהאדם שקיבל אותו.
כדי למנוע את זה, לפני שתתחיל לכתוב, שאל שאלות מפתח: "למה זה נועד?", "איזו תוצאה אתה צריך להשיג?" לאחר מכן, יהיה קל יותר לנסח את המשפט המרכזי, למשל: "אני מבקש ממכם את הפרויקט…", "אני סומך על השתתפותכם…" מכתב בקשה אחד עשוי להכיל מספר עצומות או הצעות ב- פעם אחת, אז נכללות מילים רלוונטיות, כגון: אנו מקווים…", "יחד עם זה…", "במקביל, אנו מבקשים סיוע ב…".
בשום מקרה לא ניתן להתעלם מכללי האדיבות היסודית, כך שלא משנה אם מדובר במכתב אישי או עסקי, יש לציין את הבקשה בצורה נכונה. ולא משנה כמה אתם אוהבים או לא אוהבים את הנמען שלו, זכרו שאת מה שכתוב בעט (במקלדת) אי אפשר לקצץ עם גרזן. בנוסף, כל הודעה יכולה להיקרא לא רק על ידי הנמען, אלא גם על ידי עמיתיו, קרובי משפחה, חבריו. למה להביך את עצמך ואחרים?
בכללי הנימוס, כמו גם בכללי התכתבות עסקית, חשוב מאוד להיות מסוגל לברך את בן השיח. אפילו לעבוד כמוכר בדוכן, זה לא מקובל להשאיר מישהו בלי המרכיב החשוב הזה של ההוסטל, במיוחד לפנות למישהו לעזרה. לכן, כל מכתב בקשה צריך להתחיל בברכה תמציתית ומכבדת ולסיים באיחול טוב ובפרידה מנומסת, לאחר קריאה אשר,הנמען, גם אם הוא לא מכיר אותך אישית, יבין שאין לו עסק באדם היסטרי, אלא באדם השולט בעצמו.
בוא נדמיין בקצרה איך מכתב בקשה צריך להיראות מבחינה מבנית? דוגמה: ברכה, תיאור קצר של המצב, מהות השאלה והעצומה, הבעת תקווה לעזרה, פרידה מנומסת.
בחיים שלנו, כל יום, עם מעשיך ומעשיך, אתה יוצר לעצמך מוניטין מרצון או מבלי משים. המכתבים שאתה כותב הם חלק חשוב מאוד בתהליך החיים הזה.
