רישום הוא רשימה או רשימה. לפי פרשנות אחרת, משמעות המילה הזו היא ספר לרישום מסמכים, רכוש ועניינים אחרים.
במהלך העבודה של כל חברה, נוצרים מסמכים המשקפים את מהות פעילותה. מספר הניירות הללו גדל ללא הרף. האחסון וההשמדה של רשומות כאלה כפוף לתקנות שנקבעו על ידי סוכנויות פדרליות.
כדי שלא יהיה לחברה בית עם ניירות יש צורך ברישום. מספר רב של מסמכים צריך להיות מובנה ושיטתי. הרישום היא מערכת שתקל מאוד על העבודה עם ניירות ותאפשר למצוא אותם בזמן הקצר ביותר.
ארכיון ואחסון מסמכים היא עבודה עתירת עבודה. אבל כל ארגון גדול צריך ליישם מערכת כזו. כמויות גדולות של נייר ומידע דיגיטלי מוזנות לפנקס המסמכים.
מומחים עובדים עם כל מידע:
- ענייני אשראי וביטוח;
- חוזי עמלות;
- העברת שטרות מטען;
- מסמכי הנהלת חשבונות וכוח אדם וכו'.
הרישום כולל:
- רישום על ידי מומחים באת תוכן העניינים של כל תיק של רשימת המסמכים שהם חלק ממנו.
- הכנסת רשימה זו לרישום האלקטרוני.
- הגדרת תקופות השמירה עבור כל סוג של מסמך או קבוצה שלו.
- אם המארז מאוחסן בארכיון, אזי המספר של התיבה שבה הוא נמצא מצוין בפנקס.
בעת פיתוח משימה טכנית חדשה עבור הפרויקט המוצע, נקבעת כמות המידע שיוזן במלאי.
הפנקס הוא רשימה של מידע המוזן ביומן או במדיה אלקטרונית. לכל קבוצת מסמכים יש תוכן עניינים קצר משלה. סגל לדוגמא:
- קבצים אישיים למחלקת כוח אדם;
- מסמכי הנהלת חשבונות של החברה;
- הסכמים שנחתמו של הארגון;
- פוליסות ביטוח;
- הסכמי הלוואה;
- תיעוד טכני לארגוני עיצוב אדריכלי;
- כתבי עת;
- קטלוג של כל מסמכי החברה עם מלאי או רישום.
הרכבת רישומים בחברה יכולה לצמצם משמעותית את הזמן למציאת מסמך ומשאבים. בחברות גדולות, אי אפשר בלי מלאי קפדני וקיבוץ של כל התיעוד. אבל גם חברות קטנות יכולות ליישם מערכת חשבונאית כזו.
ארגון העוסק בסחר קמעונאי לוקח בחשבון סחורות לא רק במחירי יצרן, אלא גם במחירי מכירה. באיזו עלות תישמר החשבונאות של הסחורה, מחליטה חברת הסחר. היווצרות מחיריםיש לתעד את המכירות. בקמעונאות, נערך רישום עבור כל מוצר. זה מאפשר לשמור רישומים עבור כל יחידת ייצור, לפי מחיר קנייה ומכירה.
אין דגימה אחת לפיה סחורה נשמרת. ארגון הסחר עורך באופן עצמאי את טופס המסמך "פנקס מחירים", המכיל מידע מלא על המוצר ופרטיו. נייר כזה נערך מדי יום עבור כל הסחורה הנכנסת. ראש החברה מאשר את המחיר לצרכן.
