פעילות הפרויקט מאפשרת לך לתפעל בצורה היעילה ביותר את היחס בין המשאבים הזמינים, הזמן והאיכות של המוצר הסופי. בעזרת תכנון מוכשר, ניתן ליישם בזמן פעולות ניהול מתקנות בכל עת בכל שלב של מחזור חיי הפרויקט. השימוש במתודולוגיה מתאימה מאפשר לחשב מראש את העלות הכוללת של הפקת תיעוד טכני, את משך ההטמעה הממוצע, ולקבוע את האנשים האחראים בכל שלב (מבנה OBS, מטריצת RAM). חשוב לתכנן נכון את רשימת העבודות המלאה (לבנות את בסיס ה-WBS של הפרויקט) ואת רצף היישום שלהן (מתארים את רשת PDM). יש לזהות מראש שרשרת של משימות, שהתקדמותן צריכה להיות מבוקרת בקפידה ביותר. מכיוון שאין להם רזרבה, משך הזמן הכולל של ביצועם קובע את משך הזמן הכולל של הפרויקט (לפי שיטת הנתיב הקריטי).
הקלה משמעותית של הניהול מתבצעת על ידי כלי כמו מטריצת האחריות (או ליניאריתלוח זמנים). הוא בנוי על בסיס מבנה WBS שפותח מראש (בסיס היררכי לעבודה שבוצעה) ומבנה OBS (מבנה ארגוני לפי מבצעים). הוא משמש להפעלת מנהיגות באמצעות הכנסת עיקרון האחריות (Principle Responsibility).
יש צורך להתאים אישית כל אחת מהמשימות הכלולות בתוכנית בהתאם למומחים המתאימים. נוצרת מטריצת אחריות לפרויקט - זוהי תצוגה של חיבורים מתוכננים (לרוב - גרפית). הוא מתואר בצורה של טבלה המבוססת על היחסים של מבני WBS ו-OBS. אז הראשון מיוצג בתור השורות האנכיות של המטריצה, והשני בתור העמודות האופקיות. עבור כל אלמנט WBS, מזוהה עובד שירכז את יישומו. השלט המתאים מוצב במפגש של שני המרכיבים.
מטריקס האחריות, אם נעשה בצורה נכונה, אמור לתת מושג מי מנהל את הביצוע של כל קישור במבנה ההיררכי ברמה נמוכה יותר. רק אדם אחד יכול להיות אחראי לביצוע של כל אחד ממרכיבי ה-WBS. אבל ההתקדמות של כמה מרכיבים של העבודה יכולה להיות נשלטת על ידי אדם אחד.
RAM - כך מסומנת בקצרה מטריצת אחריות הפרויקט (מטריצת השמה של אחריות) - חלוקת הדיווח והאחריות בצורת טבלה. עבור תוכנית מאורגנת היטב, יש להקפיד על הכלל כי ביצוע כלהמטרות נשלטו על ידי גוף שלטוני מסוים. למשל, מנהל הפרויקט - המשימה (כל המשימות), המבצעים האחראים - אלמנטים בודדים וכו'. למעשה, בדרך זו נבנה עץ מטרה. עליו להתאים לסדר חלוקת המבנה, שאמון על יישום הרעיון. האחריות התפקודית של כל האנשים המעורבים בעבודה המתוכננת נקבעת על ידי מטריצת האחריות. זה משמש לציון קבוצה של משימות, ואנשים אחראים באופן אישי ליישום שלהן.
תוכנה ייעודית מקלה על הכנת הפרויקט. בעזרתו, אתה יכול ליצור מבני WBS ו-OBS, רשימות של עבודות עם ארגון לפי שלבים ולשלוט הרבה יותר מהר. נוצרת אותה מטריצת אחריות RAM, אבל בצורה מפורטת יותר. כך, ללא מאמץ מיותר, ניתן להשיג את הטבלאות הנדרשות בחבילות התוכנה המתאימות. וגם, במידת הצורך, שנה במהירות כל מידע על הפרויקט, תוך קבלת תצוגה גרפית מעודכנת.
