ניהול מסמכים הוא חוליה חשובה בעבודה משרדית

2024 מְחַבֵּר: Henry Conors | [email protected]. שונה לאחרונה: 2024-02-12 07:25

זרימת העבודה מובנת ככללים שלפיהם פתרונות חתומים מקודמים בתוך מיזם או מוסד מרגע קבלתם ועד לאחסון בארכיון. הבסיס לתפיסה זו הוא קבלת מסמך, שיקולו, העברה לגופים המבצעים, אמצעים ארגוניים לביצוע, אישור, ביצוע, אחסון.

זהו תהליך שלוקח בחשבון את המופעים של תנועת המסמך יחד עם מהירות התנועה שלו דרך המופעים הללו. זרימת מסמכים היא תהליך שיש לתאם עם פעילויות המידע של המנגנון המנהלי, עם תיעוד כל החלטה פרטנית, אחסון מסמכים חדשים שהתקבלו.

מספר עצום של ליקויים בפעילותם של מנגנונים אדמיניסטרטיביים רבים קשורים בדיוק לארגון הלקוי של תנועת המסמכים. לדוגמה, תהליך ההפצה של מסמך החלטת ניהול צריך לכלול שלושה מרכיבי חובה:

• תמיכה במידע להחלטה המתקבלת (זה כולל מידע אמין,מאשר את נכונות ההחלטה);
• תיעוד ההחלטה עצמה (מסמך רגולטורי);
• שליטה ביישום (הכוללת את ארגון העבודה המוצעת, שיטות השלמת המשימה, עמידה בתנאים ובמועדים).

כפי שניתן לראות מהדוגמה לעיל, זרימת העבודה היא איסוף מידע שעל בסיסו תינתן החלטה מנהלית; הכנת ההחלטה עצמה, לרבות עריכה, תיאום, ניסוח עד לאישור. כל השלבים הנ ל מחייבים את העברת המסמך לא רק בין חטיבות מבניות של המיזם, אלא גם בין מבצעים, מטכנאים, מומחים ועד למנהלים. המסקנה מדוגמה זו היא כדלקמן: ככל שמהירות התנועה של המסמך גבוהה יותר, כך איכות ביצועו בכל שלב ספציפי גבוהה יותר, כך תהליך ניהול המיזם בכללותו טוב יותר.

המונח עצמו הופיע בספרות כבר בשנות ה-20. אז האמינו שזרימת העבודה היא ארגון העבודה שמטרתה בנייה רציונלית של מנגנון המדינה בכללותו, חלוקת אחריות בין מבצעים ושירותים שונים. בשנת 1931, המכון לטכנולוגיות ניהול עשה את הניסיון הראשון להסדיר את העקרונות האחידים של ארגון העבודה במשרד. נקבעו הכללים לפיהם יש לבצע קבלה ומסירת מסמכים, כללי הביצוע והסדרת החתימה. השלבים הבאים של הפיתוח הכלכלי קיבלו רגולציה חקיקתית של מושג כמועבודה משרדית, שבה הדגש העיקרי היה על פעולות טכניות בודדות. תוכנית ניהול המסמכים לא הוזכרה בחקיקה אלו, למרות שלמעשה הכל הסתכם בארגון העברת המסמכים. החל משנת 1974 נחתם המסמך הראשי המסדיר את כל תהליך ניהול המסמכים, שעדיין בתוקף.

חתיכת חקיקה זו נקראת "מערכת ניהול רשומות של המדינה המאוחדת" (USSD), שפסקאותיה מוקדשות לארגון העברת מסמכים, שיטות טכנולוגיות לעיבודם וכללי היישום שלהם. אוסף זה מנסח את הכלל הבסיסי: "זרימת מסמכים היא תנועה אופרטיבית של מסמך בנתיב הקצר ביותר, כולל מינימום זמן ועלויות עבודה". רק על ידי יישום הכלל המאושר בפועל, ניתן לסמוך על שיפור חיי אוכלוסיית המדינה, צמיחת כלכלת המדינה.

כדי להשיג את המטרות הללו, דרושים מנהיגים חכמים, ממושמעים ואחראים, שעבורם הכנסת זרימת עבודה המבוססת על USSD תהיה עניין של כבוד ומצפון.